合并它和清除它!

在直接营销业务中，客户列表(即家庭档案)是你最有价值的资产。因此，管理您的housefile并保持它的分段和始终更新是很重要的。

为了让你的家庭文件保持最新，你需要定期合并/清除它。这是什么意思?合并/清除是一个识别和删除不需要的或重复的名称，并将这些记录合并为列表中每个客户的记录的过程。然而，这不仅仅是一个重复数据删除过程，我将在后面讨论这个过程。

在给外部潜在客户邮寄邮件时，消除家庭文件上的重复记录很重要，原因有几个，主要是经济上的。邮寄重复的名字很昂贵。这可以通过运行合并/清除程序来避免。这是计算机服务局提供的服务之一。您指示服务局运行合并的方式会影响您的邮件结果。如何分配清单的优先级，如何对待多个买家，如何处理家庭群体等等，对最终结果都很重要。

merge可以识别两种类型的副本，如下所示:

1. 重复的文件之间，它们被称为文件间副本．
2. 重复的在一个文件中被称为内部文件副本．

当文件中有重复的记录时，合并可以在所有列表中随机分配幸存的记录，或者基于按列表定义的优先级。换句话说，归并指定哪个列表将保留出现在多个列表上的记录。

对于不同级别的合并可以运行的三个主要选项是(1)每个家庭一个，(2)每个地址一个，(3)每个个人一个。我还想提到的是，企业对企业的合并具有额外的复杂性。

合并在分配幸存记录的同时，还为将来的邮件创建了一个复制记录的文件。这些被称为多重购买者。他们是在一个或多个潜在名单上“击中”的名字。通常，它们是根据记录在合并中出现的次数进行分类的(即2x、3x和更多)。例如，两次多重记录是在合并中出现两次的记录。它是在分配的列表下第一次邮寄的，并且它可以在未来的邮寄中第二次邮寄，而不需要额外的列表租用费用。由于从RFM(最近、频率和货币值)单元格中提取内部文件名没有任何好处，因此只能为外部列表捕获倍数。

合并中还保留了幸存的多买方信息。当合并基于随机分配或优先分配分配重复名称时，保留的重复名称被标记为多重购买者。通常，合并报告标识出在合并中只出现一次的“单个”，在合并中出现多次(并且保留在列表中)的“多个”，以及“输出”，即两者的组合。

家庭组被识别，这样“相同”的列表就不会错误地创建多个买家。例如，如果您从同一个列表所有者中获得两个不同的选择，那么在将它们发送到您的服务局之前，它们应该是不可复制的。如果不是，文件之间的副本可以被认为是合并中的多买主。在这个例子中，它们不是倍数，而是同一个记录被拉了两次。通过在同一家族组中识别这些，合并将考虑这些文件内的副本，可以从您的租赁发票列表中扣除。

始终将您的housefile(即您的客户)放在优先级最高的位置，性能最好的RFM组位于优先级的顶部，性能较差的RFM单元位于优先级的底部。如果你的文件已经进行了更新，那么副本就会非常少。然而，发现的任何副本都与“最佳”可能的RFM单元相关联，这仍然很重要。有些时候，你只会邮寄或重新邮寄你的家庭档案的一部分。如果housefile中的副本是随机的，那么您可能会删除来自较高RFM优先级的记录。通过优先考虑你的家庭档案，你一定会邮寄表现最好的邮件。把你的家庭档案买家分配到相同的家庭小组。因此，housefile中的副本将被视为文件内部的副本。通过这样做，您将知道记入housefile的倍数也将出现在另一个列表中(而不是housefile)。

如果您没有邮寄您放在合并中的所有housefile记录，请确保您没有删除已标识为multis的记录。这些主要是来自外部列表的记录，它们会运行良好。

不幸的是，对于“直接”公司来说，你的家庭档案是一种表外资产，没有融资或借贷杠杆。银行和其他贷款机构对房屋档案的价值一无所知。作为一个直接的营销人员，了解和欣赏你的家庭档案的价值是很重要的。

您的合并应该用于最大化您的邮件，而不仅仅是删除重复的记录。通过考虑如何在合并之前分配副本和优先级，您将最大限度地利用合并。

Stephen R. Lett是莱特直接公司1995年成立，是一家专门从事流通计划、预测、数字营销和分析的目录咨询公司。